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文書廃棄の代行サービス

システム

情報漏洩を防ぐ対策

最近の企業では電子決裁を導入するなど文書のペーパーレス化が進んでいますが、会議資料や契約書・顧客名簿などを紙に印刷している例もまだまだ多く見られます。そうした文書は社外への情報流出が許されない機密文書に相当するため、不要になった場合は廃棄するにも注意が必要です。多くの企業では機密文書を廃棄処理するのにシュレッダーを使用しており、少なくない手間とコストをかけてきました。近年では機密文書の処理代行サービスを利用する企業も増えていますが、流出が許されない文書の廃棄を託す業者には信頼性が求められます。機密文書を処理する方法には大きく分けて溶解と破砕という2種類の方式があり、どちらも古紙を繊維の単位にまで分解することでリサイクルが可能です。溶解処理には特殊な薬品を水に混ぜたパルパーと呼ばれる溶解炉が使われ、文書に印刷されたインクを繊維から分離させます。大型の破砕機を使用する場合は、クリアファイルやクリップなどの不純物が混ざった文書もまとめて処理することができます。専用の箱に入れた機密文書を回収してもらって未開封のまま溶解処理をしたり、信頼できる専任スタップに回収ボックスから機密文書を回収してもらったりするのが代表的な方法です。このような機密文書処理代行サービスを利用する目的で業者を選ぶ際には、業者の実績や事業規模・評判などの事前調査が欠かせません。インターネットでサービス内容や評判等の情報を収集して業者を比較検討する準備作業の後、絞り込んだ業者に問い合わせをして見積りをしてもらうのです。機密文書処理業者には電話で申し込む方法もありますが、多くの業者は問い合わせフォームを通じて手軽に申し込みや資料請求ができるようになっています。運搬途中や処理工程の事故による機密文書流出を防止するためにも、申し込みの前に業者の信頼性と処理能力についてしっかりチェックしておくことが肝要なのです。