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文書の処分専門業者を利用

機密文書の処理は量が少なければ、信頼がある社員がシュレッダー処理を行う程度でもよいです。しかし、量が増えるとそれだけ管理や処分にかかわる手間が増えてしまう可能性があります。そこで、信頼ある専門業者がうけおうことでその手間を省くことができます。

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専門業者に依頼することも

社内でシュレッダーを使って機密文書を処理するのには、手間もかかりちょっとした不注意で情報漏洩する危険性があります。それを防ぐことが出来るとして専門業者に依頼することが多くなっています。専門業者に依頼することで一度に大量の機密文書を安全に処理することが可能となるために利用する会社が増えているのです。

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溶解することで対応する

機密文書類の処理は、現在では溶解での対応が主流になっています。ホッチキスの針や黒ひもなどを取り除く手間が掛かることは、ほぼ無くなっているので対応が楽です。また処理を行う工場までの運搬方法も考えておく必要があり、個人情報や機密情報が流出しないようにするための対応が求められます。

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文書廃棄の代行サービス

紙に印刷された機密文書を廃棄する際には多くの企業でシュレッダーを使用していますが、コストや手間も無視できません。機密文書処理代行サービスを利用すれば、溶解や破砕などの形で処理してもらえるので便利です。電話や問い合わせフォームを通じて業者に申し込めますが、事前に評判を調べた上で申し込むことが大切です。

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目的に合わせて選ぼう

機密文書処理業者は安全性・機密性・スピード・費用面から選ぶ人が多く、目的に合わせて選ぶことが多いといいます。社内でどのように処分を希望しているのか、事前に把握して業者に依頼することが目的にあった処分につながるでしょう。

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増えすぎた文書を廃棄する

端末

専門業者に頼むメリットは

自分の勤務している会社に、どれだけの文書が存在するか、分かっている人は少ないでしょう。漠然とは分かっていても、保管文書の全体像を掴むのは困難です。そのため、社内の文書は、際限なく増えていきます。社内文書を適切に管理するためには、保存年数を決めることも大切です。最近流行りの文書管理ソフトなどを用いれば、社内文書の在庫もスリム化できます。増えすぎた社内文書は、適度に処理することが必須です。この文書廃棄には、注意や工夫も大切です。規模の大きな会社では、廃棄文書の量も相当なものになります。中には機密文書なども含まれている場合があります。そのような重要度の高い文書処理は、専門業者に委託する方が得策です。機密文書処理の専門業者に頼めば、廃棄に手間がかかりません。古紙をごみとして排出する時は、ホチキス針や金具を外す必要があります。しかし、機密文書専門の処理業者は、ファイルやクリップ、金具が付いた文書も、そのまま引き取ってくれます。業者に委託する際には、不要文書を一か所に纏めておくだけで済むのです。梱包についても業者側が請け負ってくれます。不要文書は専用の処理箱に詰められて、その場で封印されます。そして、再び開封されることなく、翌日には溶解処理が施されます。溶解処理された文書は判読不能となるので、機密文書が含まれていても安全です。また、溶かされた文書は、再生紙の原料になるので、環境にもやさしい処理法と言えます。